Koji je najbolji način da organizujete kancelarijske telefonske brojeve?

Hej tamo! Kao dobavljač kancelarijskih telefona, iz prve ruke sam video kako se neorganizovana lista kancelarijskih telefonskih brojeva može pretvoriti u pravu glavobolju. Bilo da ste vlasnik malog preduzeća ili deo velike korporacije, efikasan način organizovanja telefonskih brojeva u kancelariji je od ključnog značaja. Na ovom blogu ću podijeliti neke od najboljih načina da održite te brojeve u redu i učinite komunikaciju u kancelariji lakšom.

The Old School Way: Papirni imenici

Počnimo s tradicionalnom metodom: direktoriji papira. Nekada je svaka kancelarija imala veliki, debeli telefonski imenik ispunjen imenima zaposlenih, odeljenjima i njihovim odgovarajućim brojevima telefona. Ima nečeg utješnog u tome da možete brzo listati stranice i pronaći broj.

Jedna od prednosti papirnih imenika je ta što su uvijek dostupni, čak i kada nema struje ili interneta. Ne morate da brinete o greškama u softveru ili trajanju baterije. Takođe ih je lako distribuirati novim zaposlenima.

Međutim, postoje neke velike mane. Ažuriranje papirnog direktorija je muka. Svaki put kada zaposlenik napusti, pridruži se ili promijeni ekstenziju, morate ispisati potpuno novi direktorij. I budimo iskreni, papirni imenici se mogu lako izgubiti ili oštetiti. Osim toga, nisu baš ekološki prihvatljivi.

Digitalne proračunske tablice: korak naprijed

Većina ureda ovih dana prešla je na digitalne tabele kao što su Microsoft Excel ili Google Sheets. Ovo je veliko poboljšanje u odnosu na papirne imenike. Možete jednostavno sortirati brojeve po imenu, odjelu ili lokalu. A ažuriranje tabele je jednostavno kao i uređivanje ćelije.

Također možete dodati dodatne informacije kao što su adrese e-pošte, nazivi poslova, pa čak i fotografije. Ovo olakšava identifikaciju koga zovete. Dijeljenje proračunske tablice je također lako. Možete ga poslati putem e-pošte ili pohraniti na zajednički disk u oblaku tako da mu svi u kancelariji mogu pristupiti.

Ali proračunske tablice također imaju svoja ograničenja. Oni mogu postati zaista veliki i spori za učitavanje ako imate puno unosa. A ako više ljudi pokušava urediti tabelu u isto vrijeme, to može dovesti do sukoba. Takođe, traženje određenog broja može biti malo gnjavaža ako tabela nije dobro organizovana.

Softver telefonskog sistema

Mnogi moderni kancelarijski telefonski sistemi dolaze sa ugrađenim softverom koji može upravljati telefonskim brojevima. Ovi sistemi su dizajnirani posebno za kancelarijsku komunikaciju i nude mnogo funkcija.

Na primjer, možete kreirati različite grupe za odjele, timove ili projekte. Ovo olakšava pozivanje svih u određenoj grupi sa samo nekoliko klikova. Također možete postaviti brzo biranje i favorite. Neki sistemi se čak integrišu sa vašom e-poštom i kalendarom, tako da možete da vidite ko je dostupan da preuzme poziv.

Prednost korišćenja softvera telefonskog sistema je u tome što je integrisan sa vašim stvarnim telefonskim sistemom. Dakle, kada uputite poziv, on može automatski potražiti broj za vas. A budući da je dizajniran za kancelarijsku upotrebu, obično je vrlo jednostavan za upotrebu.

Međutim, ovi sistemi mogu biti skupi za postavljanje i održavanje. Možda ćete morati da unajmite stručnjaka da instalira i konfiguriše softver. A ako postoje bilo kakvi tehnički problemi, to može poremetiti komunikaciju u vašoj kancelariji.

Telefonski imenici zasnovani na oblaku

Telefonski imenici zasnovani na oblaku postaju sve popularniji. Ovo su web-bazirane aplikacije koje čuvaju vaše brojeve telefona u oblaku. Možete im pristupiti sa bilo kog uređaja koji ima internet vezu, bilo da se radi o desktop računaru, laptopu, tabletu ili pametnom telefonu.

Jedna od najvećih prednosti direktorija zasnovanih na oblaku je ta što su uvijek ažurirani. Kada se informacije o zaposleniku promijene, možete ih ažurirati u realnom vremenu i svi u kancelariji će odmah vidjeti nove informacije.

Oni također nude napredne funkcije pretraživanja. Možete pretraživati ​​po imenu, odjelu, ključnoj riječi ili čak po djelomičnim brojevima. Mnogi direktoriji zasnovani na oblaku nude sigurnosne funkcije poput šifriranja i kontrole pristupa za zaštitu vaših osjetljivih informacija.

Neki telefonski imenici zasnovani na oblaku se takođe integrišu sa drugim kancelarijskim alatima kao što su CRM sistemi i aplikacije za razmenu trenutnih poruka. Ovo olakšava upravljanje vašom uredskom komunikacijom u cjelini.

Ali kao i svaka usluga zasnovana na oblaku, potrebna vam je pouzdana internetska veza da biste je koristili. A može postojati i zabrinutost oko privatnosti i sigurnosti podataka, posebno ako imate posla s osjetljivim informacijama o klijentima ili zaposlenima.

Korištenje naših kancelarijskih telefona za bolju organizaciju

U našoj kompaniji nudimo nizUredski telefonrješenja koja vam mogu pomoći da efikasnije organizirate svoje kancelarijske telefonske brojeve.

NašWiFi bežični stoni telefonje odlična opcija za urede sa stabilnom WiFi mrežom. Omogućava vam da telefonirate bez vezivanja za sto. Možete lako pristupiti svom telefonskom imeniku na ekranu telefona i upućivati ​​pozive sa samo nekoliko dodira.

Ako se nalazite u području sa slabim WiFi signalom ili vam je potrebna veća mobilnost, naš4G bežični stoni telefonje savršen izbor. Koristi 4G mrežu za upućivanje poziva, tako da možete ostati povezani čak i kada ste u pokretu. I baš kao i WiFi telefon, ima ugrađeni imenik za lak pristup broju.

Zaključak

Dakle, koji je najbolji način da organizirate kancelarijske telefonske brojeve? Pa, ne postoji jedan - veličina - odgovara - sve. To ovisi o veličini vašeg ureda, vašem budžetu i vašim specifičnim potrebama.

Ako imate malu kancelariju sa nekoliko zaposlenih, jednostavna tabela može biti dovoljna. Ali ako ste velika korporacija sa stotinama ili hiljadama zaposlenih, telefonski imenik zasnovan na oblaku ili softver telefonskog sistema bi mogao biti pravi način.

Na kraju krajeva, najvažnije je imati sistem koji je jednostavan za korištenje, ažuriranje i pristup. A ako tražite visokokvalitetne kancelarijske telefone koji će upotpuniti vaš sistem organizacije brojeva, mi smo tu da vam pomognemo.

Ako ste zainteresovani da saznate više o našojUredski telefonproizvode ili imate bilo kakva pitanja o organiziranju brojeva telefona u uredu, ne ustručavajte se kontaktirati. Uvijek rado razgovaramo i razgovaramo o tome kako možemo ispuniti vaše specifične zahtjeve.

Reference

• "Najbolje prakse u kancelarijskoj komunikaciji" - Izveštaj o industrijskom istraživanju
• "Digitalni alati za upravljanje uredom" - članak iz Tech Magazina
• „Usluge zasnovane na oblaku na radnom mestu“ – Akademski časopis